Checkliste für Firmenumzug

1 bis 3 Monate vor dem Umzug

Wichtige Geschäftspartner und Lieferanten über den geplanten Firmenumzug informieren. Eine frühzeitige Bekanntgabe der Adressänderung ist nicht nur eine wichtige Information für Geschäftspartner (Reiseplanung etc.), sondern auch unerlässlich bei Lieferanten, da die Lieferzeiten je nach Lieferung schnell mehrere Wochen betragen können.

Mitarbeiter und Betriebsrat möglichst früh über den Firmenumzug informieren. Dies ist besonders wichtig für den Arbeitsweg der Mitarbeiter und die tägliche Planung. Eventuell müssen längere Wegezeiten in Kauf genommen werden.

Erklärung abgeben / Vorteile des neuen Standortes kommunizieren. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter für den bevorstehenden Firmenumzug. Zeigen Sie Fotos von den neuen Büros, dem neuen Lager oder der neuen Kantine.

Mitarbeiter auf dem Laufenden halten. Regelmäßige Infoveranstaltungen und Fotos halten Ihre Mitarbeiter auf Stand. Dies ist wichtig, da bei Umzügen alle in einem Unternehmen an einem Strang ziehen müssen.

Kündigungen einiger Mitarbeiter einplanen, wenn der neue Firmensitz weit weg ist und z. Bsp. von

Hannover nach Hamburg verlegt wird. Es kann bei Umzügen mit Unternehmen passieren, dass man Mitarbeiter verliert, da der künftige Arbeitsweg zu lang sein wird.

Rundschreiben mit Information über geplanten Umzug an Kunden und Geschäftspartner aufsetzen und Adressänderung bekanntgeben. Sorgen Sie dafür, dass mit dem Rundschreiben alle Ihre neue Anschrift erhalten und Sie am neuen Firmensitz die Post empfangen können.

E-Mail Signaturen aller Mitarbeiter mit einem Hinweis über den Firmenumzug versehen. Ein Hinweis in der Signatur Ihrer E-Mail empfiehlt sich immer bei einem Firmenumzug, so stellen Sie sicher, dass alle diese Information erhalten und es nirgends unter geht.

Nachsendeauftrag bei der Post einrichten. Einen Nachsendeauftrag können Sie online oder persönlich in einer Filiale der Post einrichten lassen. So stellen Sie sicher, dass Sie auch dann Post empfangen, falls Sie jemanden vergessen haben zu informieren.

Einträge abändern: Handelsregister, Telefonbuch, Gelbe Seiten, Print-Einträge, Online-Einträge. Stellen Sie sicher, dass überall Ihr Firmensitz korrekt hinterlegt ist.

Alle Dienstleister informieren über den Firmensitzwechsel. Nicht das Dienstleister an die falsche Adresse liefern, fahren oder schreiben.

Alle Ämter und Behörden informieren, damit Sie keine Strafen zahlen müssen. Denn nicht nur als Privatperson, sondern auch als Unternehmen haben Sei eine Meldepflicht.

Alle Kammern und Verbände informieren, damit Sie dort auch korrekt gelistet sind.

Ggf. Verträge kündigen, wenn Sie diese zukünftig nach dem Firmenumzug nicht mehr benötigen. Das können zum Beispiel Verträge sein für: Stellplätze, Dauerfahrkarten (öffentliche Verkehrsmittel), Getränkelieferungen, Obstlieferungen, Reinigungsfirma, Floristen etc.

Transport planen und eine Spedition oder Umzugsfirma suchen. Für Ihren sollten Sie sich Angebote von Mietstationen und Umzugsunternehmen einholen und die Preise vergleichen. Das spart Ihnen viel Geld bei Ihren Umzugskosten.

Umzugsdatum festlegen und kommunizieren. Stimmen Sie das Datum mit den Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter ab. Jede helfende Hand zählt und es muss einiges an Vorarbeit geleistet werden.

Umzugsreihenfolge festlegen: Welche Räume zuerst ausräumen und wieder einräumen? Erstellen Sie einen Plan für den Umzug und legen Sie die logische Rangfolge fest. Zum Beispiel zuerst Werkstatt, Produktion oder Büro, damit die Arbeit schnell wieder weiter geht und es nur zu geringen Ausfallzeiten kommt.

Einrichtung Halteverbotszone beantragen, falls keine Stellplätze vorhanden sind. Prüfen Sie ob diese vielleicht schon von der beauftragten Umzugsfirma beantragt wurde. Die Halteverbotszone ist wichtig, damit der Umzugswagen am Umzugstag direkt vor der Firma parken kann.

Finanzen und Versicherungen für den Umzug prüfen. Prüfen Sie den versicherten Wert in Ihren Versicherungen und die Höhe der geplanten Umzugskosten.

Aufstellung was kostet mehr: Der Packservice der Umzugsfirma oder die Zeit Ihrer Mitarbeiter? Und

wer braucht länger? Machen Sie eine Gegenüberstellung der Umzugskosten in Eigenregie und ein Umzug  mit einer Umzugsfirma. Sie werden schnell feststellen, dass die Ausfallzeiten bei einem Umzug in Eigenregie sehr hoch sind und enorme Kosten verursachen. Ein Firmenumzug mit einem Umzugsunternehmen wie Alltransport 24 ist viel preiswerter und Sie sparen Umzugskosten.

Zusatzversicherung gegen Transportschäden, bei teurem Inventar ist eine Zusatzversicherung sinnvoll. Für wertvolles Umzugsmaterial und auch generell für Firmenumzüge empfiehlt es sich eine Transportversicherung extra für den Umzug abzuschließen.

Angebote vergleichen von Umzugsunternehmen aus Hannover und der Region. Vergleichen Sie das Preis-Leistungs-Verhältnis und sparen Sie Geld.

Umzugsunternehmen beauftragen und den Termin für den Umzug verbindlich mitteilen.

Umzugsmaterial kaufen oder mieten vom beauftragten Umzugsunternehmen.

Renovierungsmaßnahmen für alten und neuen Firmensitz planen. Was muss zuerst und in welchem Umfang renoviert werden, wann ist das möglich und wie hoch werden die Kosten dafür sein.

Angebote bei Handwerkern einholen und vergleichen, um Geld bei den Renovierungsarbeiten zu sparen. Wenn Sie ein passendes Angebot gefunden haben, beauftragen Sie die Handwerker gleich entsprechend.

Bei aufwendigen Umbauten mehr als 3 Monate Vorlauf einplanen, für Handwerkerarbeiten am alten sowie am neuen Firmensitz. Es könnte sein, dass die eine oder andere Sache mehr Zeit in Anspruch nimmt.

Arbeitsplatzanordnung planen am neuen Firmensitz. So kann das Umzugsgut am Umzugstag direkt in die richtigen Räume gebracht werden und das erspart Ihnen viel Zeit beim Einrichten des neuen Arbeitsplatzes. Alles steht bereits in den richtigen Räumen.

Vorhandenes Inventar katalogisieren, erstellen Sie eine Umzugsliste mit dem kompletten Umzugsgut. Maschinen, Möbel, Akten, Waren etc. alles, was mit umziehen wird, sollte in dieser Liste stehen. So behalten Sie am Umzugstag einen Überblick und können überprüfen, ob alles da ist, wo es sein soll.

Sachen aussortieren und was nicht mit umzieht ordnungsgemäß entsorgen. Umzugsunternehmen übernehmen die fachgerechte Entrümpelung und Entsorgung im Zuge eines Umzugs. Dies empfiehlt sich, denn so haben Sie weniger Umzugsvolumen und dadurch auch niedrigere Umzugskosten.

Neue Büromöbel, Büromaterial, Maschinen etc. bestellen. Prüfen Sie bei der Gelegenheit gleich, ob IT und Technik noch zeitgemäß sind, erneuern Sie diese ggf.

Archivierung prüfen und ggf. alte Akten vernichten, die nicht mehr benötigt werden. Achten Sie hierbei auf die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

1 bis 2 Wochen vor dem Umzug

Vereinbarte Termine nochmal abfragen und bestätigen lassen von: Spedition, Handwerker, externe Dienstleister (IT, Telefon etc.) und Mitarbeiter. gehen Sie so auf Nummer sicher und schließen Sie damit aus, dass etwas vergessen wird.

Reinigungsfirma beauftragen und ggf. Reinigung der neuen Räume vor dem Einzug und bevor die Möbel aufgestellt werden. Ansonsten sollte nach dem Einzug und nach dem einrichten des Arbeitsplatzes eine Grundreinigung erfolgen, bevor der Arbeitsalltag beginnt. Ihre Mitarbeiter sollen sich schließlich wohlfühlen auf der Arbeit.

Kostenabrechnung mit bisherigen Vermietern klären für die Heiz- und Nebenkostenabrechnung, die jedes Jahr erstellt wird oder eben bei Auszug.

Übergabetermine mit Vermietern vereinbaren, wann Sie die alten Flächen zurückgeben können. Bei einem Auszug oder Umzug nach und nach, müssen Sie evtl. mehrere Termine vereinbaren.

Übergabeprotokolle vorbereiten und soweit es geht ausfüllen. Dies erspart Ihnen Zeit am Übergabetag.

Zählerstände ablesen und dokumentieren für die Abrechnung nach dem Auszug. Sie können auch ein Foto vom Zählerstand machen.

Übergabe der alten Flächen an alten Vermieter. Hier sollte nun nichts mehr von Ihnen stehen, alle Räume, Flächen und Hallen leer und besenrein sein.

Übergabe der neuen Firmenräume durch neuen Vermieter. Achten Sie hier ganz besonders darauf, dass Strom, Wasser etc. überall einwandfrei läuft und alles in einem ordnungsgemäßen Zustand ist, bevor Sie das Protokoll unterschreiben.

Schlüsselrückgabe der Mitarbeiter organisieren. Achten Sie darauf, dass Sie mindestens exakt so viele Schlüssel wieder zurück an den Vermieter geben, wie Sie bei Einzug seinerzeit an sich genommen haben. Dieses wurde im Überprotokoll festgehalten.

Werbematerial mit geänderter Adresse bestellen. Visitenkarten, Briefpapier, Kugelschreiber etc. sollten jetzt nur noch mit der neuen Anschrift rausgegeben werden und müssen deshalb neu bestellt und produziert werden.

Möbel beschriften (Schilder oder wasserlösliche Etiketten), was kommt in welchen Raum. Dies spart Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Zeit bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes, da bereits alle Möbel dort stehen, wo sie hingehören.

Am Umzugstag selbst

Altes und neues Treppenhaus und Flure auf Vorschäden kontrollieren und fotografieren. Mit den Fotos sichern Sie sich ab und die Schäden können Ihnen nicht angelastet werden.

Firmenräume kontrollieren, ob alles da ist und nichts vergessen wurde am alten Firmensitz. Falls etwas komplett fehlt, ist es nicht zu spät dieses jetzt neu anzuschaffen (Steckdosen, Kabel, Wasserkocher für die Aufenthaltsräume (Küche)).

Reinigung des alten Treppenhauses und der Flure, sobald die alten Firmenräume leer sind. Denn das ist in der Regel Gemeinschaftsfläche und diese sollte schnell wieder in einem ordentlichen Zustand sein.

Nach dem Firmenumzug

Auspacken und den Arbeitsplatz einrichten. Sobald alle Büromöbel an seinen Platz stehen, können Sie und Ihre Mitarbeiter die Arbeitsplätze final einrichten, die Umzugskartons auspacken und alles in die Schränke räumen.

Elektronik anschließen und installieren. Im Büro beispielsweise sollten jetzt Computer, Telefone und Lampen angeschlossen und installiert werden. Prüfen Sie ob alles ordnungsgemäß funktioniert.

Reinigung des neuen Treppenhauses und der Flure sowie die alten Firmenräume. Sobald der Umzug erledigt ist, sollten Sie als erstes die Gemeinschaftsflächen wie Flure, Treppenhaus, Fahrstuhl, Empfangshalle etc. wieder vom Umzugsschmutz befreien. Die alten Firmenräume müssen besenrein sein.

Beim Umzug entstandene Schäden der Speditionsfirma melden, da diese in der Regel vom Umzugsunternehmen versichert sind und übernommen werden.

Rechnungen vom Umzug aufheben und den Umzug bei der Steuererklärung angeben, denn Sie können als Unternehmer Ihren Umzug von der Steuer absetzen.

Umzug beim Finanzamt steuerlich geltend machen und bei der nächsten Steuererklärung mit angeben. Es könnte sein, dass das Finanzamt hierzu eine Rückfrage hat, heben Sie deshalb alle Dokumente rund um Ihren Firmenumzug auf.

Ein letztes Mal die Umzugscheckliste für Firmenumzüge prüfen und sicher gehen, dass Sie an alles gedacht und alles erledigt haben. Nun kann der Arbeitsalltag beginnen und die Arbeit wie gewohnt weiter gehen.